In financiële informatiesystemen worden tegenwoordig drie verschillende technologieën gebruikt: spreadsheet/processor, relationele database (hierna R-DB genoemd) en multidimensionale database (hierna MD-DB genoemd). Elk van deze technologieën is een wereld op zich. Elk is geschikt voor iets anders en het is de moeite waard om bij het opzetten van financiële informatiesystemen op de juiste toepassing te letten. Dit bespaart veel stress, werk en geld.
De bekendste spreadsheets zijn waarschijnlijk MS Excel en LibreOffice Calc. Onder relationele databases vallen Oracle Database, DB2 en MS SQL Server. Dit omvat ook de Office-database MS Access. Representatieve multidimensionale databases zijn TM1 en Essbase.
De gebruikte technologie bepaalt fundamenteel de manier waarop met de applicatie die erop gebouwd is, wordt gewerkt. Elk van deze technologieën heeft zijn eigen denkwereld (wiskundig model), functies, bedieningselementen, voor- en nadelen. Het kiezen van de juiste technologie voor een financieel systeem is te vergelijken met het kiezen van een vervoermiddel voor een vakantie (auto, trein of vliegtuig). Je kiest geen vliegtuig voor een kampeertrip in het Zwarte Woud, je kiest geen auto voor een reis naar Mallorca.
Als je de technologie zelf bekijkt, zie je het volgende.
In het geval van een tabelprocessor worden alle gegevens, inclusief formules, formaten en wachtwoorden, opgeslagen in één bestand dat zelfs een gewone gebruiker (geen IT-expert) tussen computers kan overbrengen of naar anderen kan sturen. In (beide typen) databases zijn de gegevens verspreid over vele mappen en bestanden van verschillende typen waarmee alleen een getrainde IT-expert kan werken. Het overbrengen van databases tussen computers is een zeer complexe taak.
Wat betreft de infrastructuur waarop de technologieën draaien, is de situatie als volgt.
Als we van buitenaf naar de gebruikersschermen van individuele technologieën/applicaties kijken, zien we ongeveer het volgende.
Voor een tabelprocessor zijn vrij geplaatste vakken met diverse tekst en getallen en veel kleur gebruikelijk. Voor een R-DB bestaat een typisch scherm uit twee delen: in het bovenste deel vrij geplaatste gegevens over een object, en in het onderste deel veel van dezelfde herhalende regels die gegevens over meerdere keren dat een ander object voorkomt, toewijzen aan een superieur object (bijvoorbeeld een bovenliggend object en de bijbehorende onderliggende objecten, een factuur en de bijbehorende regels). Voor een MD-DB is een matrix van verwisselbare rijen en kolommen gebruikelijk. Daarboven een set extra filters (dimensies) die als kolommen of rijen kunnen worden gebruikt.
Het fundamentele verschil zit in de objecten/concepten waarmee de technologie werkt en waar de gebruiker over na moet denken. De volgende tabel toont de vergelijking.
Bij een tabelprocessor wordt eerst het uiterlijk van het werkblad (gebruikersinterface, gegevensweergave) gecreëerd, en pas daarna de formules die de gegevens bewerken. Bij (beide) databases worden eerst datastructuren gecreëerd en pas daarna de gegevens weergegeven. De gebruiker bekijkt de gegevens in de database vaak via een gespecialiseerde tool (de zogenaamde rapportagetool), die ook een tabelprocessor kan zijn.
Er is ook een groot verschil in het werken met formules. Voorbeelden van formules worden wederom in de tabel weergegeven.
In een tabelprocessor ziet de gebruiker alleen celadressen. Het is helemaal niet duidelijk wat er wordt berekend en waarvandaan. Databases werken met algemene (objectieve) concepten die namen geven aan tabelkolommen of dimensieleden. In de formule kan de gebruiker zien en controleren wat er wordt berekend. In een spreadsheet kunnen alle cellen worden gekoppeld door een formule. In R-DB is een formule altijd alleen van toepassing op een specifieke kolom in de tabel en wordt deze voor elke rij afzonderlijk berekend. In MD-DB is de formule altijd van toepassing op een specifiek niveau in de hiërarchie van de combinatie van dimensies.
De gebruikersinterface voor hetzelfde voorbeeld ziet er in detail als volgt uit.
Voor een tabelprocessor (alles naast elkaar op één blad):
Voor een relationele database (databasetabellen en gebruikersinterface):
Voor een multidimensionale database (verschillende weergaven van de gegevens):
De bovenstaande beschrijving laat de voordelen en beperkingen van de verschillende technologieën zien en de juiste manier om ze te gebruiken.
Tabelprocessortoepassingen zijn geschikt voor het persoonlijk aanmaken van spreadsheetdocumenten met berekeningen. Elke werknemer maakt bestanden met inhoud aan voor zijn of haar persoonlijke taken. De typische toepassingsgebieden zijn dus niet specifiek, maar de gebruiksmethode: single-user met een complexe uitstraling (front-end). Het kan worden gebruikt om gegevens uit een database weer te geven.
Relationele databasetoepassingen zijn geschikt voor de transactionele verwerking van grote hoeveelheden primaire gegevens, waarbij de inhoud van verschillende vakgebieden wordt gecombineerd (bijvoorbeeld een combinatie van productie, verkoop en financiën). Geschikt voor toepassingen waarbij u vrij records moet kunnen toevoegen. Typische toepassingsgebieden zijn boekhouding, verkoopsystemen en journaalposten.
Toepassingen in multidimensionale databases zijn geschikt voor de analytische verwerking van data die de inhoud van verschillende vakgebieden combineert (bijvoorbeeld een combinatie van productie, verkoop en financiën). De domeinen van individuele dimensies moeten vooraf worden gedefinieerd. Data wordt toegevoegd door de bestaande celwaarde toe te voegen. Het verwijderen van een element betekent dat een aanzienlijk deel van de data verloren gaat. Typische toepassingsgebieden zijn data-analyse, financiële planning en kwaliteitsmanagement.
Wat zijn de gevolgen van het gebruik van een ongeschikte tool voor het creëren van een financieel systeem:
Het systeem voldoet hierdoor niet aan de verwachtingen van de gebruiker, ondersteunt hen niet in hun werk en gebruikers weigeren het te gebruiken. Voor het bedrijf leidt dit tot ontevreden medewerkers en een onderbenutting van het potentieel aan menselijke en technische middelen.