In Finanzinformationssystemen kommen heute drei verschiedene Technologien zum Einsatz: Tabellenkalkulation/-prozessor, relationale Datenbanken (im Folgenden R-DB genannt) und multidimensionale Datenbanken (im Folgenden MD-DB genannt). Jede dieser Technologien ist eine Welt für sich. Jede ist für etwas anderes geeignet, und es lohnt sich, bei der Erstellung von Finanzinformationssystemen auf ihren korrekten Einsatz zu achten. Das spart viel Nerven, Arbeit und Geld.
Die wohl bekanntesten Tabellenkalkulationen sind heute MS Excel und Libre Office Calc. Zu den relationalen Datenbanken zählen Oracle Database, DB2 und MS SQL Server. Dazu gehört auch die Office-Datenbank MS Access. Repräsentative multidimensionale Datenbanken sind TM1 und Essbase.
Die verwendete Technologie bestimmt maßgeblich die Arbeitsweise mit der darauf aufbauenden Anwendung. Jede dieser Technologien hat ihre eigene mentale Welt (mathematisches Modell), Funktionen, Steuerungen sowie Vor- und Nachteile. Die Wahl der richtigen Technologie für ein Finanzsystem lässt sich mit der Wahl des Verkehrsmittels für den Urlaub (Auto, Bahn oder Flugzeug) vergleichen. Man wählt kein Flugzeug für einen Campingausflug in den Schwarzwald und kein Auto für eine Reise nach Mallorca.
Ein Blick in die Technologie selbst zeigt Folgendes.
Bei einer Tabellenkalkulation werden alle Daten, einschließlich Formeln, Formaten und Passwörtern, in einer einzigen Datei gespeichert, die auch ein normaler Benutzer (kein IT-Experte) zwischen Computern übertragen oder an andere Personen senden kann. In (beiden) Datenbanktypen sind die Daten über viele Verzeichnisse und Dateien unterschiedlichen Typs verstreut, mit denen nur ein ausgebildeter IT-Experte arbeiten kann. Die Übertragung von Datenbanken zwischen Computern ist eine sehr komplexe Aufgabe.
Was die Infrastruktur betrifft, auf der die Technologien laufen, stellt sich die Situation wie folgt dar.
Wenn wir von außen auf die Benutzerbildschirme einzelner Technologien/Anwendungen blicken, sehen wir ungefähr Folgendes.
Für eine Tabellenkalkulation sind frei angeordnete Felder mit verschiedenen Texten und Zahlen sowie viel Farbe typisch. Bei einer R-DB besteht ein typischer Bildschirm aus zwei Teilen: Im oberen Teil befinden sich frei angeordnete Daten zu einem Objekt, und im unteren Teil viele sich wiederholende Zeilen, die Daten zu vielen Vorkommen eines anderen Objekts einem übergeordneten Objekt zuordnen (z. B. ein übergeordnetes Objekt und seine untergeordneten Objekte, eine Rechnung und ihre Zeilen). Für eine MD-DB ist eine Matrix aus austauschbaren Zeilen und Spalten typisch. Darüber befindet sich eine Reihe zusätzlicher Filter (Dimensionen), die als Spalten oder Zeilen verwendet werden können.
Der grundlegende Unterschied liegt in den Objekten/Konzepten, mit denen die Technologie arbeitet und über die der Benutzer nachdenken muss. Die folgende Tabelle zeigt den Vergleich.
Bei einer Tabellenkalkulation wird zunächst das Erscheinungsbild (Benutzeroberfläche, Datenanzeige) erstellt, erst danach werden die Formeln zur Datenverarbeitung erstellt. Bei (beiden) Datenbanken werden zunächst die Datenstrukturen erstellt, erst danach werden die Daten angezeigt. Der Benutzer betrachtet die Daten in der Datenbank häufig mithilfe eines speziellen Tools (sogenanntes Reporting-Tool), das ebenfalls eine Tabellenkalkulation sein kann.
Auch die Arbeit mit Formeln unterscheidet sich deutlich. Beispiele für Formeln finden Sie in der Tabelle.
In einer Tabellenkalkulation sieht der Benutzer nur die Zelladressen. Es ist unklar, was berechnet wird und woraus. Datenbanken arbeiten mit allgemeinen (objektiven) Konzepten, die Tabellenspalten oder Dimensionselementen Namen geben. In der Formel kann der Benutzer sehen und überprüfen, was berechnet wird. In einer Tabellenkalkulation können beliebige Zellen durch eine Formel verknüpft werden. In R-DB gilt eine Formel immer nur für eine bestimmte Spalte der Tabelle und wird für jede Zeile separat berechnet. In MD-DB gilt die Formel immer für eine bestimmte Hierarchieebene der Dimensionskombination.
Im Detail sieht die Benutzeroberfläche für dasselbe Beispiel wie folgt aus.
Für eine Tabellenkalkulation (alle nebeneinander auf einem Blatt):
Für eine relationale Datenbank (Datenbanktabellen und Benutzeroberfläche):
Für eine mehrdimensionale Datenbank (verschiedene Ansichten der Daten):
Die obige Beschreibung zeigt die Vorteile und Grenzen einzelner Technologien und deren sinnvolle Nutzung.
Tabellenkalkulationsanwendungen eignen sich für die individuelle Erstellung von Tabellenkalkulationsdokumenten mit Berechnungen. Jeder Mitarbeiter erstellt Dateien mit Inhalten für seine persönlichen Arbeitsaufgaben. Die typischen Anwendungsbereiche sind daher nicht spezifisch, sondern unterscheiden sich in der Art der Nutzung – Einzelbenutzer mit einem komplexen Front-End. Sie können zur Anzeige von Daten aus einer Datenbank verwendet werden.
Relationale Datenbankanwendungen eignen sich für die transaktionale Verarbeitung großer Mengen von Primärdaten, die Inhalte aus verschiedenen Themenbereichen kombinieren (z. B. eine Kombination aus Produktion, Vertrieb und Finanzen). Sie eignen sich für Anwendungen, bei denen Datensätze frei hinzugefügt werden müssen. Typische Anwendungsbereiche sind Buchhaltung, Vertriebssysteme und Journalbuchungen.
Anwendungen in multidimensionalen Datenbanken eignen sich für die analytische Verarbeitung von Daten, die Inhalte verschiedener Themenbereiche kombinieren (z. B. eine Kombination aus Produktion, Vertrieb und Finanzen). Die Domänen der einzelnen Dimensionen müssen im Voraus definiert werden. Daten werden eher durch Hinzufügen zum vorhandenen Zellwert hinzugefügt. Das Löschen eines Elements bedeutet den Verlust eines erheblichen Teils der Daten. Typische Anwendungsbereiche sind Datenanalyse, Finanzplanung und Qualitätsmanagement.
Welche Auswirkungen hat die Verwendung eines ungeeigneten Tools für die Erstellung eines Finanzsystems:
Die Folge ist, dass das System die Erwartungen der Benutzer nicht erfüllt, ihnen bei ihrer Arbeit nicht hilft und die Benutzer sich weigern, es zu nutzen. Für das Unternehmen bedeutet dies unzufriedene Mitarbeiter und eine Unterauslastung des Potenzials an personellen und technischen Ressourcen.