Ve finančních informačních systémech se dnes používají v zásadě tři různé technologie: tabulkový kalkulátor/procesor, relační databáze (dále R-DB) a multidimenzionální databáze (dále MD-DB). Každá z nich je světem sama pro sebe. Každá je vhodná na něco jiného a vyplatí se pohlídat si jejich správné použití při tvorbě finančních informačních systémů. Ušetří se tím spoustu nervů, práce a peněz.
Asi nejznámějšími tabulkovými kalkulátory jsou dnes MS Excel a Libre Office Calc. Z relačních databází můžeme zmínit Oracle Database, DB2 či MS SQL Server. Patří sem i kancelářská databáze MS Access. Zástupcem multidimenzionálních databází pak jsou TM1 či Essbase.
Použitá technologie zásadně určuje způsob práce s aplikací, která je nad ní postavena. Každá z těchto technologií má svůj mentální svět (matematický model), funkce, ovládání, výhody a nevýhody. Výběr vhodné technologie pro finanční systém lze přirovnat k výběru způsobu dopravy na dovolenou (auta, vlaku či letadla). K cestě na kempování ve Schwarzwaldu nezvolíte letadlo, k cestě na Mallorcu nezvolíte auto.
Při pohledu do nitra vlastní technologie lze vidět následující.
V případě tabulkového procesoru jsou veškerá data včetně vzorců, formátů či přístupových hesel uložena v jediném souboru, který i běžný uživatel (ne IT expert) může přenášet mezi počítači nebo posílat dalším lidem. U (obou druhů) databázi jsou data roztroušena ve spoustě adresářů a souborů různých druhů, se kterými umí pracovat pouze vyškolený IT expert. Přenášení databází mezi počítači je velmi složitou akcí.
Co se týče infrastruktury, na které jsou technologie provozovány, je situace následující.
Při pohledu zvnějšku na uživatelské obrazovky jednotlivých technologií/aplikací, uvidíme přibližně následující.
Pro tabulkový procesor jsou typická volně rozmístěná políčka různých textů a čísel, velká barevnost. Pro R-DB typická obrazovka sestávají ze dvou částí, v horní volně rozeseté údaje o nějakém objektu a v dolní částí spousta stejných opakujících se řádků přiřazujících údaje o mnoha výskytech jiného objektu nadřízenému objektu (např. rodič a jeho děti, faktura a její řádky). Pro MD-DB je pak typická matice řádků a sloupců, které lze vzájemně vyměnit. Nad ní pak sada dalších filtrů (dimenzí), které je možné použít jako sloupce či řádky.
Základní rozdíl je už v objektech/pojmech, se kterými technologie pracuje a uživatel v nich musí uvažovat. Srovnání ukazuje následující tabulka.
V případě tabulkového procesoru se nejdříve vytváří vzhled listu (uživatelské rozhraní, zobrazení dat) a teprve pak se vytvářejí vzorce manipulující s daty. V případě (obou) databází se nejdříve vytvářejí datové struktury a teprve následně zobrazení dat. Na data v databázi se uživatel často dívá přes nějaký specializovaný nástroj (tzv. reportovací nástroj), kterým může být i tabulkový procesor.
Velký rozdíl je i v práci se vzorci. Příklady vzorců opět ukazuje tabulka.
V tabulkovém procesoru vidí uživatel jen adresy buněk. Vůbec není zřejmé, co se počítá a z čeho. Databáze pracují s obecnými (věcnými) pojmy, které dávají názvy sloupcům tabulek či členům dimenzí. Ve vzorci pak uživatel vidí a může zkontrolovat, co se počítá. V tabulkovém procesoru lze vzorcem propojit jakékoliv buňky. V R-DB platí vzorec vždy jen pro určitý sloupec v tabulce a počítá se pro každý řádek zvlášť. V MD-DB platí vzorec vždy pro určitou úroveň hierarchie kombinace dimenzí.
V detailu pak uživatelské rozhraní vypadá pro stejný příklad následovně.
Pro tabulkový procesor (vše vedle sebe na jednom listu):
Pro relační databázi (databázové tabulky a uživatelské rozhraní):
Pro multidimenzionální databázi (různé pohledy na data):
Z výše uvedeného popisu plynou přednosti a omezení jednotlivých technologií a vhodný způsob jejich využití.
Aplikace v tabulkových procesorech jsou vhodné pro osobní tvorbu tabulkových dokumentů s výpočty. Každý pracovník si vytváří soubory s obsahem pro jeho osobní pracovní úkoly. Typické tedy nejsou specifické oblasti využití, ale způsob využití – jednouživatelské s komplikovaným vzhledem (front-endem). Lze jej využít pro zobrazení dat z databáze.
Aplikace v relačních databázích jsou vhodné pro transakční zpracování velkého množství primárních dat kombinujících obsah různých věcných oblastí (např. kombinace výroby, prodeje a financí). Vhodné pro aplikace kde potřebujete volně přidávat záznamy. Typickými oblastmi využití jsou účetnictví, prodejní systémy, žurnálové evidence.
Aplikace v multidimenzionálních databázích jsou vhodné pro analytické zpracování dat kombinujících obsah různých věcných oblastí (např. kombinace výroby, prodeje a financí). Musí být dopředu definovány domény jednotlivých dimenzí. Data se přidávají spíš připočtením ke stávající hodnotě buňky. Vymazat prvek znamená ztrátu nemalé části dat. Typickými oblastmi využití jsou datové analýzy, finanční plánování, řízení kvality.
Jaké jsou dopady použití nevhodného nástroje pro tvorbu finančního systému:
Ve svém důsledku pak systém neplní očekávání uživatele, nepomáhá mu v práci a uživatelé jej odmítají používat. Pro firmu to pak znamená nespokojené zaměstnance a nevyužití potenciálu lidských i technických zdrojů.